Payroll. Każdy, zarówno mniej jak i bardziej doświadczony biznesmen wie, że jednym z jego najważniejszych, o ile nie najważniejszym obowiązkiem jest regularne wypłacanie wynagrodzenia zatrudnionym przez siebie pracownikom.
Różne jurysdykcje opracowują różne procedury, gwarantujące pracownikom otrzymanie należnej pensji, pomniejszonej oczywiście o podatek dochodowy oraz składki ubezpieczeniowe.
Poniżej, dla wszystkich tych, którzy planują założyć lub już założyli działalność gospodarczą na terenie Wielkiej Brytanii, przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące obowiązku rozliczeń z pracownikami.
Payroll
Jest to jedno z najważniejszych pojęć, z którym zetknie się każdy, kto na Wyspach Brytyjskich zatrudni pracowników. Payroll, to inaczej rozliczenia kadr; system wypłat, który w UK umożliwia okresowe i roczne rozliczenia między właścicielami firmy, a ich pracownikami. Podstawą, w oparciu o którą działa Payroll, jest specyficzny brytyjski system płacowy określany skrótem PAYE, o którym dokładnie piszemy poniżej.
PAYE
PAYE, czyli Pay As You Earn, to system, dzięki któremu HMRC, czyli brytyjski Urząd Skarbowy, ściąga należny podatek dochodowy oraz składki ubezpieczeniowe od osób zatrudnionych bezpośrednio z ich wypłaty. Należy jednak pamiętać, że PAYE działa tylko w stosunku do tych osób, które przekraczają próg NI LEL, czyli National Insurance Lower Earnings Limit – dolną granicę dochodów, objęta obowiązkiem odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne (w przeciwieństwie do Polski, w UK konieczność opłacania tychże składek uzależniona jest od wysokości zarobków).
Aby prawidłowo przeprowadzić rozliczenia w systemie PAYE, pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia wszystkich płatności, jakie wpłynęły na konto pracownika; najważniejsze będą oczywiście zasadnicze wynagrodzenia oraz płace za nadgodziny, ale także napiwki, prowizje, bonifikaty, różnego rodzaju zasiłki (np. macierzyński), odszkodowania, a nawet świadczenia niepieniężne.
Rozliczenia PAYE należą do obowiązków pracodawcy, dlatego też za ich niedopełnienie grożą mu odpowiednie konsekwencje. Aby ich uniknąć, konieczne będzie tworzenie oraz archiwizacja właściwej dokumentacji, takiej jak:
- potwierdzenia wypłat dla pracowników wraz z informacjami o dokonanych potrąceniach
- raporty i płatności kierowanych do HMRC
- urlopy pracowniczych i czas nieobecności będących rezultatem zachorowania
- wszelkiego rodzaju koszta podlegające opodatkowaniu
Oprócz tego, HMRC musi otrzymywać informacje o wysokości wypłat pracowniczych najpóźniej w dniu wypłaty, oraz o dokonywanych w firmie zmianach kadrowych.
Payslip
Kolejna istotna sprawa dotycząca rozliczeń pracowniczych w UK to payslip.
Tutaj nie ma nic skomplikowanego; jest to po prostu odcinek płacowy, jaki pracodawca wydaje pracownikowi. Zawiera on takie informacje jak wysokość wynagrodzenia brutto i netto, wysokości odprowadzonego podatku oraz składek ubezpieczeniowych. Payslip jest otrzymywany przy okazji każdej wypłaty. Gdyby pracodawca zaniedbał tego wymogu, grozi mu grzywna.
CIS
Ten skrót będzie dotyczył tylko tych przedsiębiorców, którzy działają w branży budowlanej. CIS, czyli Construction Industry Scheme to – podobnie jak PAYE – ale obejmujący tylko rozliczenia finansowe przeprowadzane między wykonawcami (Contractors) a podwykonawcami (Subcontractors) zajmującymi się szeroko pojętą budowlanką. Ale uwaga! Dotyczy on nie tylko firm „budujących” obiekty, ale wszystkich przedsiębiorstw związanych w jakikolwiek sposób z branżą budowlaną (murarstwo, dekarstwo, tynkarstwo, prace wykończeniowe, remonty, rozbiórka itp).
Zarówno wykonawcy jak i podwykonawcy zobowiązani są do zarejestrowania się do CIS; aby tego dokonać, należy zgłosić się do HMRC, gdzie spółki na podstawie numeru UTR (Unique Tax Number), a osoby samozatrudnione dodatkowo na podstawie NIN (National Insurance Number) otrzymają kartę CIS.
NI
Skrót NI oznacza National Insurance. Odnosi się do ubezpieczeń społecznych w Wielkiej Brytanii. Jest z nim ściśle związany National Insurance Number, czyli Numer Ubezpieczenia Społecznego. Jest to unikalny kod składający się z dwóch liter, sześciu cyfr i jeszcze jednej litery. Pozwala on na upewnienie się, że odprowadzane przez posiadacza numeru podatki i składki ubezpieczeniowe rejestrowane są faktycznie na jego nazwisko. W związku z tym numer NIN należy do danych poufnych i należy zachować szczególną ostrożność przy posługiwaniu się nim, aby nie dostał się w niepowołane ręce (z numerem NIN możemy zetknąć się np. na odcinkach wypłat bądź korespondencji urzędowej dotyczącej płac, podatków i ubezpieczeń.
Numer NIN może uzyskać osoba, która ukończyła 16 lat i zamieszkuje Wielką Brytanię lub Irlandię Północną. Jest on ponadto o tyle ważny, że chcąc podjąć pracę musisz posiadać taki właśnie numer, lub złożyć wniosek o jego nadanie z chwilą rozpoczęcia pracy.
Każdemu zainteresowanemu przeniesieniem firmy do Anglii polecamy artykuły z naszego bloga
5 niezmiennych korzyści z przeniesienia firmy do Anglii.
Brytyjska spółka limited, 12 najważniejszych faktów.
P.S.
Jeśli firma w Anglii jest dla Ciebie interesująca, nie wahaj się zadać pytania naszym specjalistom. Gwarantujemy najwyższą na polskim rynku jakość świadczonych usług popartą brytyjskim wykształceniem naszych księgowych. Jesteśmy dostępni pod:
info@firmawanglii.pl +48 22 2701 282
