Osoba zakładająca firmę w Wielkiej Brytanii, lub przenosząca tam swoją działalność, może stanąć przed koniecznością okazania miejscowym urzędom pewnych dokumentów niezbędnych dla rozpoczęcia pracy w określonej branży. Jak zatem uzyskać pewność, że posiadane aktualnie, wystawione w Polsce dokumenty będą uznane za ważne na terenie UK? Służy temu tzw. apostil (apostille).
Czym jest apostille?
Apostil, to nic innego jak poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie, potwierdzające jego ważność i umożliwiające posługiwanie się nim w innym państwie. Co do zasady, apostil wystawiany jest przez właściwy organ administracyjny kraju, z którego pochodzi dokument.
Czemu służy apostil?
Założeniem powstania apostili była chęć ułatwienia procedur administracyjnych zmierzających do uznania ważności konkretnego dokumentu na terytoriach innych państw. Do momentu wejścia w życie tej formy uwierzytelnienia, należało przeprowadzać skomplikowane i długotrwałe procedury konsularne.
Sytuacja zmieniła się 5 października 1961 roku, kiedy to na mocy postanowień Konwencji Haskiej, określono zasady używania apostili. Ponieważ zarówno Polska jak i Wielka Brytania są sygnatariuszami tej konwencji, apostil na polskim dokumencie sprawia, że jest on ważny na terytorium Zjednoczonego Królestwa.
Wzór apostili został dołączony do rzeczonej konwencji, niemniej apostile poszczególnych państw mogą się od siebie różnić graficznie. Sam apostil może przyjąć dwojaką postać: adnotacji na dokumencie bądź odrębnego dokumentu.
Co tak naprawdę potwierdza apostille?
Tutaj dochodzimy do pewnej istotnej sprawy: otóż apostil nie potwierdza treści dokumentu, a jedynie jest świadectwem wiarygodności źródła, z którego pochodzi dokument – jest on niejako gwarantem, że pieczęcie i podpisy na dokumentach są oryginalne.
W jakich przypadkach apostil może okazać się niezbędny?
Ponieważ nakreślenie wszystkich możliwych sytuacji, w których konieczne będzie zaopatrzenie dokumentów w apostil mijało by się z celem, ograniczymy się do przypadków związanych z prowadzeniem firmy w UK. Apostil zatem przyda się podczas rejestracji oddziału firmy, transakcji międzynarodowych, czy zakładaniu kont bankowych.
Jakie dokumenty mogą zostać potwierdzone apostilem?
Zgodnie z Konwencją Haską, apostil wydaje się dokumentom urzędowym, do których zaliczamy:
- dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń
- dokumenty administracyjne
- akty notarialne
- urzędowe zaświadczenia zamieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, jak np. urzędowe zaświadczenia potwierdzające zarejestrowanie dokumentu albo fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów
Istnieje też pewna grupa dokumentów, które zanim zostaną potwierdzone apostilem, muszą zostać uwierzytelnione przez odpowiedni organ; mogą to być np. dyplomy, dokumenty sądowe, tłumaczenia dokumentów.
Kto i kiedy wystawia apostille?
Apostil wystawia się na wniosek posiadacza dokumentu lub osoby, która podpisała dokument. Każdy kraj – sygnatariusz Konwencji Haskiej posiada własne urzędy uprawnione do ich wydawania. W Polsce takim najważniejszym organem jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych, chociaż pewne kategorie dokumentów mogą być zaopatrzone w apostil przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego (uzyskanie apostili wiąże się z niewielkim kosztem). Natomiast apostile dla dokumentów brytyjskich, wydaje Foreign & Commonwealth Office – Legalisation Office, czyli biuro zajmujące się legalizacją dokumentów.
Każdemu zainteresowanemu przeniesieniem firmy do Anglii polecamy artykuły z naszego bloga
5 niezmiennych korzyści z przeniesienia firmy do Anglii.
Brytyjska spółka limited, 12 najważniejszych faktów.
P.S.
Jeśli firma w Anglii jest dla Ciebie interesująca, nie wahaj się zadać pytania naszym specjalistom. Gwarantujemy najwyższą na polskim rynku jakość świadczonych usług popartą brytyjskim wykształceniem naszych księgowych. Jesteśmy dostępni pod:
info@firmawanglii.pl +48 22 2701 282
