Prowadząc działalność gospodarcza w Wielkiej Brytanii, należy koncentrować się nie tylko na osiąganiu jak największych dochodów, ale także na przestrzeganiu proceduralnych wymogów, których zaniedbanie mogłoby zakończyć się nieprzyjemnymi konsekwencjami prawnymi. Jednym z takich obowiązków, spoczywających na barkach właścicieli i udziałowców spółek typu limited jest organizowanie tzw. Board Meeting.
Czym jest Board Meeting?
Board Meeting to nic innego, jak odpowiednik posiedzenia zarządu w polskich spółkach. W jego trakcie, omawiane są kluczowe z punktu funkcjonowania firmy kwestie, takie jak strategiczne decyzje, plany rozwoju, a przede wszystkim, „wykazanie się” dyrektorów spółek, w zakresie wypełniania powierzonych im w ramach umowy o powstaniu spółki obowiązków.
Nie ma konkretnego wymogu, mówiącego jak często Board Meetings powinny się odbywać. Przyjmuje się, że na tyle często, aby wszyscy udziałowcy spółki byli dokładnie informowani o pracy dyrektora, sytuacji spółki oraz planach jej rozwoju, a także o wywiązywaniu się z obowiązków względem brytyjskich urzędów.
Każdy dyrektor jest uprawniony do zwołana Board Meeting osobiście lub za pośrednictwem sekretarza. Każdy inny dyrektor oraz udziałowiec musi zostać poinformowany o zebraniu w sposób przewidziany w umowie spółki. Spotkanie powinno odbyć się w konkretnym miejscu; można co prawda uczestniczyć w nim online, ale tylko wtedy, kiedy nie było możliwości osobistego stawiennictwa.
Po rozpoczęciu posiedzenia, wybrany zostaje tzw Chairman, czyli przewodniczący. Jest nim jeden z dyrektorów. Jednym z pierwszych jego obowiązków będzie wyznaczenie sekretarza, który sporządzi protokół – sprawozdanie z zebrania.
Protokół z Board Meeting
Jest to bardzo ważny dokument, którego treść koncentruje się na podsumowaniu działalności dyrektora/dyrektorów spółki w zakresie promocji firmy, wdrażania strategii rozwoju, dbałości o konkurencyjność spółki oraz świadomości co do sytuacji finansowej przedsiębiorstwa jaki i właściwego wywiązywania się z obowiązków względem urzędów. Oczywiście sprawozdanie z Board Meeting opisuje działalność nie tylko samych dyrektorów, jako że mają oni prawo przekazywania pewnych swoich obowiązków podmiotom od nich zależnym, takim jak np. poszczególni członkowie zarządu, komitet dyrektorów, inni pracownicy. Trzeba jednak pamiętać, że każda decyzja o przekazaniu części obowiązków dyrektorskich ich podwładnym, musi zostać w protokole właściwie uzasadniona.
Sprawozdanie koniecznie musi trafić do wszystkich dyrektorów i udziałowców spółki.
Podsumowując, Board Meeting to narzędzie umożliwiające kontrolę pracy dyrektora oraz wychwytywanie ewentualnych uchybień. Im częściej zatem odbywają się takie zebrania, tym większa szansa na to, że firma działać będzie sprawnie.
Board Meeting w spółkach jednoosobowych.
Obowiązek Board Meetings spoczywa także na działalności jednoosobowej; w takim przypadku, właściciel – dyrektor firmy powinien wszystkie swoje decyzje dotyczące firmy odnotować pisemnie.
Czemu służy sprawozdanie z Board Meeting
Ponieważ sprawozdanie takie jest de facto szczegółowym opisem działalności firmy na szczeblu zarządzania, pełni ono rolą zabezpieczenia na wypadek ewentualnych problemów (np. finansowych), w jakie może wpaść firma. Jeżeli ze sprawozdań wynika, że wszystkie decyzje były racjonalne, podjęte zgodnie z prawem oraz najlepszą wiedzą dyrektorów, nie grozi im pociągnięcie do odpowiedzialności za zaistniałą sytuację. W przeciwnym razie, gdyby sprawozdania wykazywały nieścisłości lub niedokładności w procesie zarządzania, dyrektor/dyrektorzy mogą stanąć przed sądem lub zostać obarczeni odpowiedzialnością za długi spółki. Dlatego właśnie ważne jest, aby sprawozdania były sporządzane w formie pisemnej, oraz starannie archiwizowane.
Każdemu zainteresowanemu przeniesieniem firmy do Anglii polecamy artykuły z naszego bloga
5 niezmiennych korzyści z przeniesienia firmy do Anglii.
Brytyjska spółka limited, 12 najważniejszych faktów.
P.S.
Jeśli firma w Anglii jest dla Ciebie interesująca, nie wahaj się zadać pytania naszym specjalistom. Gwarantujemy najwyższą na polskim rynku jakość świadczonych usług popartą brytyjskim wykształceniem naszych księgowych. Jesteśmy dostępni pod:
info@firmawanglii.pl +48 22 2701 282
